Integritetspolicy - www.bergmanbeving.com

1 Inledning

Vi, Bergman & Beving Aktiebolag (”Bergman & Beving” eller ”vi”), behandlar personuppgifter om de personer som besöker och använder våra digitala plattformar och tjänster och kommer i kontakt med oss på andra sätt. I denna informationspolicy förklarar vi hur vi hanterar dina personuppgifter. Integritetspolicyn beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande avseende behandlingen av dina personuppgifter.

2 Vem är personuppgiftsansvarig?

Bergman & Beving är personuppgiftsansvarig för behandlingen av de personuppgifter som samlas in.

Nedan finner du våra kontaktuppgifter.

Begman & Beving Aktiebolag, 556034-8590

Box 10024, 100 55 STOCKHOLM

010-454 77 00

Vid frågor om vår behandling av dina personuppgifter, vänligen kontakta oss på personuppgifter@bb.se.

3 Personuppgifter som vi behandlar om dig

I din kontakt med Bergman & Beving kommer du att lämna viss information till oss såsom exempelvis namn och kontaktuppgifter. Dina personuppgifter har inhämtats antingen direkt från dig eller från din arbetsgivare i samband med det affärsförhållande som föreligger mellan oss och din arbetsgivare.

Vi kan även hämta dina personuppgifter från andra källor. Exempelvis inhämtar vi aktieägarregister från Euroclear Sweden AB (org. nr 556112-8074) i samband med bolagsstämmor.

4 Ändamål och laglig grund för behandlingen av dina personuppgifter

4.1 Generellt

Vi behandlar dina uppgifter för att kommunicera med dig och skicka marknadsföring till dig. Denna kommunikation omfattar utskick av marknadsföring och information om Bergman & Beving (såsom exempelvis pressmeddelanden, finansiella rapporter, nyhetsbrev samt inbjudningar till evenemang och föreläsningar) samt besvarande av frågor från dig (såsom exempelvis när du kontaktar oss eller ställer oss en fråga via de formulär vi tillhandahåller på vår hemsida eller via e-post). Behandlingen sker med stöd av en intresseavvägning och vårt berättigade intresse av att tillhandahålla information du efterfrågat från oss, upprätthålla en affärsrelation med dig eller din arbetsgivare och/eller tillhandahålla eventuellt material och/eller kommunicera med dig i din yrkesroll rörande information och evenemang som vi erbjuder som vi tror kan vara av intresse för dig. Vill du veta mer om hur vi gjort denna intresseavvägning är du välkommen att kontakta oss. Om du har lämnat ditt samtycke behandlar vi istället dina uppgifter för ovan angivna ändamål med stöd av ditt samtycke.

I enlighet med marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 måste börsnoterade bolag ha en förteckning över personer som är anställda av företaget, personer i avtalsrelation med företaget eller personer som av andra skäl (till exempel motpart i förhandlingar) har tillgång till insiderinformation om företaget. För att uppfylla våra skyldigheter avseende dessa så kallade loggböcker, kommer vi behandla personuppgifter om dessa berörda personer när så krävs.

På vår hemsida tillhandahåller vi en visselblåsartjänst i enlighet med gällande lagar. Tjänsten ger personer en möjlighet att informera om en misstanke om ett allvarligt missförhållande. Du som anmälare kan vara helt anonym vid användning av tjänsten. I det fall en behandling sker, sker den med stöd av en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att visselblåsartjänsten ger en möjlighet att informera om en misstanke om ett allvarligt missförhållande och är en viktig kanal för att värna god bolagsstyrning och bevara kundernas och allmänhetens förtroende för oss. Personuppgifter om lagöverträdelse behandlas enbart för nyckelpersoner eller personer i ledande ställning, i enlighet med Datainspektionens riktlinjer.

Tillhandahållandet av dina personuppgifter är i vissa fall ett lagstadgat eller avtalsenligt krav. I den mån du inte tillhandahåller dina personuppgifter till oss kan det inverka på vår möjlighet att uppfylla våra åtaganden till dig samt vår skyldighet att uppfylla de rättsliga förpliktelser som vi har att följa i relation till dig.

4.2 Specifikt till dig som är aktieägare eller anställd hos aktieägare (inklusive aktieägares representanter såsom ombud, biträde och förvaltare)

Utöver de generella uppgifter som framgår av punkt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som aktieägare eller anställd hos aktieägare (inklusive aktieägares representanter såsom ombud, biträde och förvaltare) i tillämpliga fall på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse:

- Uppfylla våra skyldigheter att föra en insiderförteckning över hur du som aktieägare och dina närstående handlar med aktier enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014, exempelvis för det fall du utför uppdrag i ledande ställning. I den mån uppgifter om dina närstående behandlas ansvarar du för att informera dem via mail med en kopia till personuppgifter@bb.se. Informationen ska innehålla denna policy.

- Uppfylla kraven avseende rapportering samt registrering av närstående till Finansinspektionen enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014. I den mån uppgifter om dina närstående behandlas ansvarar du för att informera dem via mail med en kopia till personuppgifter@bb.se. Informationen ska innehålla denna policy.

- Uppfylla våra övriga skyldigheter som ett noterat bolag, bl.a. gällande upprättande av aktiebok, förande av protokoll, kallande till bolagsstämma, upprättande av röstlängd och rösträttsregistrering.

- Uppfylla vår skyldighet att föra bokföring enligt bokföringslagen (1999:1078).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

- Publicering av information i enlighet med regelverk och riktlinjer för noterade bolag som inte är bindande enligt lagstiftning eller beslut som baseras på lagstiftning till syfte att öka insyn och transparens i vår verksamhet.

- Intern och extern publicering av vissa aktieägares namn, samt information om dessa i nyhetsnotiser.

- Publicering av information på webbplatsen rörande aktieinnehav.

- Publicering av information om ledamot av valberedningen på webbplatsen.

- Utdelning.

- Dina personuppgifter som anställd hos en aktieägare behandlas i enlighet med avtalet med aktieägaren för ändamålen administration och fullgörande av vårt avtal med aktieägaren (din arbetsgivare). Bergman & Bevings berättigade intresse är att kunna administrera avtalet och fullgöra våra skyldigheter gentemot aktieägaren (din arbetsgivare).

- Publicering på webbplatsen av information från Finansinspektionens register för insidertransaktioner.

Våra berättigade intressen är att kunna publicera information om Bergman & Beving i enlighet med riktlinjer för noterade bolag som inte följer av lag, exempelvis enligt Svensk kod för bolagsstyrning. Vi har också ett berättigat intresse av att kunna kommunicera internt och externt med sådan information som rör Bergman & Beving för att tillhandahålla god service, besvara frågor eller för att underlätta för kontakter externt.

Vad som sägs ovan under denna punkt 4.2 ska i tillämpliga fall även gälla för aktieägares representanter såsom ombud, biträde eller förvaltare.

4.3 Specifikt för dig som är kund eller anställd hos kund

Utöver de generella uppgifter som framgår av punkt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som kund eller anställd hos kund i tillämpliga fall på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås:

- I din kontakt med oss som kund samt vid nyttjandet av våra tjänster och köp av våra produkter kommer vi att behandla dina personuppgifter för administration och fullgörande av vårt avtal med dig.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse:

- Uppfylla våra skyldigheter att föra en insiderförteckning över hur du och dina närstående handlar med aktier enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014. I den mån uppgifter om dina närstående behandlas ansvarar du för att informera dem via mail med en kopia till personuppgifter@bb.se. Informationen ska innehålla denna policy.

- Uppfylla vår skyldighet att föra bokföring enligt bokföringslagen (1999:1078).

- Vi behandlar personuppgifter om dig och dina köp mot bakgrund av våra skyldigheter enligt tillämplig köp- och konsumentköplagstiftning.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

- Dina personuppgifter som anställd hos en kund till oss behandlas i enlighet med avtalet med kunden för ändamålen administration och fullgörande av vårt avtal med vår kund (din arbetsgivare). Bergman & Bevings berättigade intresse är att kunna administrera avtalet och fullgöra våra skyldigheter gentemot vår kund (din arbetsgivare).

4.4 Specifikt för dig som anställd hos leverantör

4.4.1 Generellt

Utöver de generella uppgifter som framgår av punkt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som anställd hos leverantör i tillämpliga fall på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse:

- Uppfylla vår skyldighet att föra bokföring enligt bokföringslagen (1999:1078).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

- Dina personuppgifter som anställd hos en leverantör till oss behandlas i enlighet med avtalet med leverantören för administration och fullgörande av avtalsförhållande. Vårt berättigade intresse till behandlingen är att kunna administrera avtalet och fullgöra våra skyldigheter gentemot vår leverantör (din arbetsgivare).

4.4.2 Specifikt för dig som anställd hos vårt revisionsbolag

Utöver de generella uppgifter som framgår av punkt 4.1 och 4.4.1 behandlar vi dina personuppgifter som anställd hos vårt revisionsbolag i tillämpliga fall på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra en rättslig förpliktelse:

- Uppfylla våra övriga skyldigheter som ett noterat bolag, bl.a. gällande behandling av erinran, upprätta årsredovisning, upprätta revisionsberättelse, registrering av revisor hos myndighet, föra protokoll eller andra ändamål som framgår av lag bl.a. aktiebolagslagen (2005:551).

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

- Intern och extern publicering av revisorns namn. Vårt berättigade intresse är att öka transparensen av och insynen i vår verksamhet.

4.5 Specifikt för dig som analytiker

Utöver de generella uppgifter som framgår av punkt 4.1 behandlar vi dina personuppgifter som analytiker i tillämpliga fall på följande sätt.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

- Intern och extern publicering av namn på analytiker. Våra berättigade intressen av att behandla dina personuppgifter är att publicera information om bolaget i enlighet med riktlinjer för noterade bolag som inte följer av lag, exempelvis enligt Svensk kod för bolagsstyrning och erbjuda transparens och insyn i vår verksamhet, samt kunna tillhandahålla information om den granskning som Bergman & Beving står under.

5 Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

De personuppgifter som samlas in kan komma att överföras till systemleverantörer, löneadministratörer, banker, revisorer, försäkringsmäklare, försäkringsbolag samt pensionsförvaltare samt andra leverantörer som tillhandahåller tjänster till Bolaget. Dessa mottagare är personuppgiftsbiträden och har endast rätt att behandla dina personuppgifter för Bergman & Bevings räkning i samband med att de utför en tjänst för Bergman & Beving, t.ex. att leverera en beställd vara till dig. Bergman & Beving vidtar alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att din data hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå vid överföring till eller delning med sådana utvalda tredje parter.

Bergman & Beving kan också komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter, såsom Finansinspektionen, om vi är skyldiga att göra det enligt lag. För det fall att hela eller delar av Bergman & Bevings verksamhet avyttras kan Bergman & Beving komma att överföra dina personuppgifter till en potentiell köpare av verksamheten. Dessa mottagare är själva personuppgiftsansvariga för sin behandling.

6 Överföring av personuppgifter utanför EU/EES

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, i form av standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller Privacy Shield, som säkerställer att dina rättigheter skyddas. Om du vill få en kopia av de skyddsåtgärder som vi vidtagit eller information om var dessa gjorts tillgängliga kan du få detta genom att kontakta oss genom förfrågan till personuppgifter@bb.se .

7 Hur länge vi sparar dina personuppgifter

7.1 Generellt

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet enligt tillämplig lag, förordning, praxis eller myndighetsbeslut. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att uppfylla lagkrav, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter längre i enlighet med nedan.

- Behandling av personuppgifter för att uppfylla skyldigheten att att hålla en förteckning över anställda i företaget, personer i en avtalsrelation med företaget eller av andra skäl (till exempel motpart i förhandlingar) har tillgång till insiderinformation rörande bolaget, så kallade loggböcker, enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014, behandlas i enlighet med marknadsmissbruksförordningen och allmänna begränsningsregler enligt Preskriptionslagen (1981:130).

- Dina personuppgifter som vi behandlar med stöd av samtycke behandlas fram till dess att du återkallar ditt samtycke.

- Dina personuppgifter som vi behandlar med stöd av en intresseavvägning med ändamålet att kommunicera med dig för att kunna besvara frågor eller för att publicera information om Bergman & Beving och vår verksamhet behandlas så länge ärendet pågår eller ändamålet består.

- Dina personuppgifter som vi behandlar med stöd av en intresseavvägning med ändamål att marknadsföra oss mot dig behandlas i enlighet med tillämplig nationell lag och praxis och varierar beroende på ditt förhållande med Bergman & Beving: a) om du prenumererar på något av våra utskick så behandlar vi dina uppgifter tills du meddelat att du inte längre önskar motta våra utskick, b) om du har en kundrelation till oss, och inte prenumererar på något av våra utskick, behandlar vi dina personuppgifter max ett (1) år efter det att ditt kundförhållande är avslutat eller tills du meddelat att du inte längre önskar motta våra utskick, c) om du inte är aktiv kund hos oss, och inte heller prenumererar på något av våra utskick, behandlar vi dina personuppgifter som längst tre (3) månader eller tills du meddelat att du inte längre önskar motta våra utskick.

- Information, bilder och nyhetsnotiser som vi publicerar på hemsidan med stöd av vårt berättigade intresse bevaras så länge det finns ett nyhetsvärde i informationen som finns publicerad och ändamålet kvarstår. Exempelvis kan sådan fortsatt behandling vara nödvändig för att informera allmänheten och investerare.

7.2 Specifikt till dig som är aktieägare eller anställd hos aktieägare (inklusive aktieägares representanter såsom ombud, biträde och förvaltare)

Utöver de generella gallringsfrister som framgår av punkt 7.1 sparar vi dina personuppgifter som aktieägare eller anställd hos aktieägare (inklusive aktieägares representanter såsom ombud, biträde och förvaltare) i tillämpliga fall på följande sätt.

- Personuppgifter som behandlas för utdelningar eller andra ändamål som krävs enligt bokföringslagen (1999:1078) behandlas enligt bokföringslagen (1999:1078) i sju (7) år.

- Behandling för att uppfylla våra skyldigheter att föra en insiderförteckning enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i enlighet med marknadsmissbruksförordningen och allmänna preskriptionsbestämmelser enligt preskriptionslagen (1981:130).

- Information om dina närstående fysiska och juridiska personer som vi behandlar för att uppfylla våra rättsliga förpliktelser enligt marknadsmissbruksförordningen (EU) 596/2014 sparas i fem (5) år.

- Dina personuppgifter som anställd hos en aktieägare till oss behandlas så länge du är anställd hos aktieägaren och ändamålet med behandlingen kvarstår. Om du upphör att vara kontaktperson eller anställd hos aktieägare så avbryts behandlingen så snart vi informerats om detta.

7.3 Specifikt för dig som är kund eller anställd hos kund

Utöver de generella gallringsfrister som framgår av punkt 7.1 sparar vi dina personuppgifter som kund eller anställd hos kund i tillämpliga fall på följande sätt.

- Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig/den du är anställd hos behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig/den du är anställd hos. Upphör din anställning hos kunden eller uppdraget gentemot oss avslutar vi vår behandling av dina personuppgifter så snart vi fått sådan information från dig/kunden. Inaktiva avtal som innehåller dina personuppgifter sparas i tio (10) år på grund av allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).

- Personuppgifter som behandlas för ändamål som krävs enligt bokföringslagen (1999:1078) behandlas enligt bokföringslagen (1999:1078) i sju (7) år.

- Dina personuppgifter som anställd hos en kund till oss behandlas så länge du är anställd hos kunden och ändamålet med behandlingen kvarstår. Om du upphör att vara kontaktperson eller anställd hos kunden så avbryts behandlingen så snart vi informerats om detta.

- Vi behandlar även vissa uppgifter om ditt köp i enlighet med tillämplig köp- eller konsumentköpslagstiftning.

7.4 Specifikt för dig som anställd hos leverantör

7.4.1 Generellt

Utöver de generella gallringsfrister som framgår av punkt 7.1 sparar vi dina personuppgifter som anställd hos leverantör i tillämpliga fall på följande sätt.

- Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig/den du är anställd hos behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig/den du är anställd hos. Upphör din anställning hos kunden eller uppdraget gentemot oss avslutar vi vår behandling av dina personuppgifter så snart vi fått sådan information från dig/leverantören. Inaktiva avtal som innehåller dina personuppgifter sparas i tio (10) år på grund av allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).

- Personuppgifter som behandlas för ändamål som krävs enligt bokföringslagen (1999:1078) behandlas enligt bokföringslagen (1999:1078) i sju (7) år.

7.4.2 Specifikt för anställd hos revisionsbolag

Utöver de generella gallringsfrister som framgår av punkt 7.1 och punkt 7.4.1 sparar vi dina personuppgifter som anställd hos vårt revisionsbolag i tillämpliga fall på följande sätt.

- Behandling av sådan information som krävs för att vi ska uppfylla våra övriga skyldigheter som ett noterat bolag, bl.a. gällande behandling av erinran, upprätta årsredovisning, upprätta revisionsberättelse, registrering av revisor hos myndighet, föra protokoll eller andra ändamål som framgår av lag bl.a. aktiebolagslagen (2005:551) behandlas så länge det krävs enligt lag eller allmänna preskriptionsregler enligt preskriptionslagen (1981:130).

7.5 Specifikt för dig som analytiker

Utöver de generella gallringsfrister som framgår av punkt 7.1 sparar vi dina personuppgifter som analytiker i tillämpliga fall på följande sätt.

- Dina personuppgifter som analytiker till oss behandlas så länge du är analytiker till oss och ändamålet med behandlingen kvarstår.

8 Säkerhet till skydd för personuppgifter

Vi värnar om en hög säkerhet för dina personuppgifter och har i detta syfte vidtagit lämpliga tekniska- och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda dina personuppgifter ifrån obehörig åtkomst, ändring, spridning eller förstörelse.

9 Dina rättigheter

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter.

Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet).

Du har rätt att när som helst återkalla hela eller del av ett lämnat samtycke om behandling av personuppgifter med effekt från och med att återkallelsen är gjord. Du har också rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter för direktmarknadsföring.

Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till svenska Datainspektionen eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags hantering av personuppgifter.

Om du vill framställa begäran om registerutdrag, dataportabilitet, rättelse, radering, invändning eller begränsning, vänligen kontakta oss på personuppgifter@bb.se.

10 Cookies

10.1 Därför använder vi cookies

Cookies är små textfiler som placeras på din dator eller mobiltelefon när du besöker en webbplats.Cookies hjälper våra Digitala Kanaler att känna igen din enhet och komma ihåg information om ditt besök (t.ex. önskat språk, teckenstorlek och andra inställningar).

10.2 Så avböjer du användningen av cookies

Du kan neka användningen av cookies genom att justera eller välja vissa inställningar i din webbläsare. Tänk på att du då kan förlora några användbara funktioner såsom personalisering av den Digitala Kanalen och "kom-ihåg-mig-funktioner”.